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分析:ERP软件评估 风险如何规避?(二)
作者: 胡自新   

  

  3、考察软件的成熟程度

  ERP软件包是一个大型的、复杂的软件,程序中的关联错综复杂。任何一个软件包都不可避免地存在着缺陷和错误,只是程度的不同。企业应用ERP能否顺利地取得成功,与ERP软件的质量和软件的可靠性有很大的关系。因此,企业在选择ERP软件的时侯,要认真考虑该软件是否成熟可靠,这是企业选择ERP软件的一个重要标准。ERP是一个管理应用软件,它的成熟度自然与它在企业实际应用的程度有关。ERP软件在开发成功以后,除了要经过严格的试验室测试以外,更重要的是要经过在企业中的反复应用的过程中进行不断的磨练,通过对错误和缺陷的不断修改和补充,使软件的可靠性和成熟度不断得到提高。试验室测试通是常通过人为设计的程序和模拟数据进行的,具有一定的局限定性。而在企业现场中的实际应用,软件会经受到大量的实际数据和复杂的业务流程的考验,这是试验室条件不能比拟的。所以,企业在选择ERP软件时,必需考查该软件公司的历史和经历,考查该软件包的形成和发展过程,以及应用的客户数和应用效果的评价,并且考查该软件商软件版本维护的机制。一般来讲,通过大量客户工程化考验软件的质量和可靠性要高一些,企业要尽量避免成为不成熟产品的试验场。

4、考察该软件商ERP软件的实施经验和能力

  企业要想成功实施ERP系统,在选择ERP软件供应商时除了要认真考察该公司提供的ERP软件产品,还要重视对该公司实施ERP能力和经验的考察。由于ERP系统的复杂性,在实施的过程中牵涉面大,要比其它的应用软件实施起来困难得多。同时,ERP系统涉及的新知识和新技术较多,特别对我国企业来说,ERP属于新生事物,企业中缺乏ERP的专业人才。因此,在实施过程中需要ERP提供商在技术上的大力支持,特别是对ERP项目的组织和实施技术更为重要。为做到这一点,大型的ERP供应商(特别是国外公司),一般都有若干专业的咨询公司为该软件做专门的咨询和实施服务,但对我国大多数的中小型ERP软件公司来说当前还做不到这一点。因此,要求这些公司不但提供ERP软件产品还必须具有ERP咨询和实施服务的能力。企业在寻找ERP建设的合作伙伴时,不但要求其软件好,要更关注该公司是否具备较强的咨询和实施力量,还要考查该公司咨询实施的经历和业绩。

  ERP系统的实施也可以说是一种艺术,管理咨询和实施服务人员对ERP系统的经验和对企业现场管理的理解程度,对ERP实施有着重要的影响。ERP是一个巨大的知识宝库,如何把这些丰富的功能,结合企业管理现场的实际充分地加以运用起来,就会取得可喜的效果。这正如医生看病一样,一个优秀的医生如果只有医学理论知识是不够的,还要有大量的临床经验。医生的经验越多,他为病人的诊断就越准确,治疗方就案就越有针对性,治疗效果就越好。同样的道理,在ERP系统实施的过程中,只有具有丰富咨询和实施经验的专家,才能为企业现行管理做出确切而中肯的诊断,才能提出优秀的解决方案,才能成功地进行系统实施。因此,企业在选择ERP合作伙伴时,要特别重视对实施经验和效果的考查,要走访该公司的成功和失败的客户,多听听客户的反映,吸取其成功的经验和总结失败的教训,保证ERP实施成功。

5、选择软件模块不要只看表面,要看实际功能

  由于我国ERP的开发与应用还在初级阶段,国内市场上销售的ERP软件产品在功能上和各功能解决问题的深度上都有很大差别。一般来看,MRPII系统的传统功能,如进销存、财务、生产等各软件都比较完整。但在新发展起来的一些ERP功能,如JIT(准时生产)、CRM(客户关系管理)、SCM(供应链管理)、DSS(决策支持)等,或者缺乏,或者功能不完善。这可能是由于某些软件商的开发历史较短,应用的经验不足;同时,也由于ERP的这些新功能目前还缺乏通用的标准,这样必然引起ERP软件商在定义这些新功能时的混乱。因此,为企业选择这些功能时造成很大困难。

  在选择这些功能时,不要只看表面,要看该模块实际上能解决什么问题,特别是能否解决企业需要解决的问题。例如,决策支持是ERP系统“能动性”功能之一。在传统MRPII的决策是面向结构化问题的决策,它所解决问题的决策过程的环境和原则是能用明确的语言描述的。而在ERP中决策支持功能增加了新内容,它要求对企业经营管理中大量的非结构化和半结构化的决策问题提供解决方案。如新产品开发、投资决策、企业并购等决策。因此,企业在选择和评价ERP软件的决策功能时,不能只从该功能的表面上看,而首先要确认企业所需决策问题的框架,进而检查软件提供的决策功能能否解决这些问题。其它的功能如JIT、CRM、SCM等在各ERP软件提供的功能也存在很大差异,企业同样要给予注意。

  但是,更重要的一点,企业在考查这些软件功能的时侯,千万不要忽视该软件商实施这些软件的经验和这些模块应用的效果。有些软件供应商在功能清单上虽然也列出了这些模块的介绍,但并没有在客户现场中应用,技术服务人员对这些模块的理解还局限在概念上,对这些新兴功能在企业现场应用缺乏实践经验。这对该系统成功实施造成一定困难。

三、ERP软件评估的过程

1、成立软件评估小组或评估委员会

  该组织应包括企高层决策人员、管理一线的管理人员(最终用户)、IT技术人员、咨询顾问等。参与选型的管理人员要具有代表性,要覆盖企业将要使用ERP软件的各部门。在这里特别要注意的是,切忌把选择ERP软件的工作只看为计算机技术人员的事,企业其它人员不关心此事,这样会产生偏差,选定的软件包也不会被全体人员所接受。在选型阶段如果聘请具有丰富ERP知识和实施经验的咨询顾问是很有益处的,他不但能帮助企业了解ERP知识,还可以站在较客观的立场上评价软件和帮助企业选择好软件。

2、预审查阶段

  当企业决定购买ERP软件以后,首先碰到难题就是如何面对成百上千的各种规模和风格的ERP软件产品,这些软件供应商都宣称自己公司的软件包最适合企业的需求,都会对企业的ERP项目报以极大的热情。企业要在这大量的ERP软件包中选择出适合自己的软件是一件很困难的事。如果要对这大量的软件一一去详细考查,会花费大量时间和精力。因此,在正式评估软件以前必须对着大量软件先进行预审查,把待选的软件限制在五家以下。在预审查阶段,将那些根本不适合自己的软件淘汰掉。

3、建立评估标准

  在正式进行软件评估之前,企业要建立ERP软件的评估标准,以便对经过预选后选出的几种软件包进行评估。评估标准体现了企业实现管理信息化的需求和企业对ERP软件产品以及软件供应商最关心的问题。制作这个标准可以促使企业在选择软件前对自己的需求和存在的问题进行深思熟虑地思考,以避免错误和遗漏。同时,有了这个标准可以使各参选的ERP软件公司在公平的条件下参与竟争,使其软件可在同一标准下进行评价。评价标准可以用问题列表的形式,并根据问题的重要性不同给予不同的权重。评价标准可由两部分组成,其一,是对软件供应商共性问题的考查,如公司历史、规模、软件适用的行业、已有用户数、实施的效果、实施方法、运行环境、售后服务、软件版本升级、培训承诺、报价等等。其二,考查ERP软件提供的功能是否能满足企业的需求,这部分问题因企业不同而异,在企业管理信息化规划和需求分析的基础上,结合企业的特点提出企业本身最关键的问题和最关心的功能。

4、软件评估过程

  通过预选阶段选定了几个软件包,就可以进行软件的正式评估了。首先,要通知选中的ERP供应商进行答辩和演示准备,并将企业的需求分析报告和企业关心的问题发放给供应商以便准备。企业可以采用招标方式或企业内部评审方式。不管什么方式,最终目的是选择一个适合自己的、相对优秀的软件。特别要注意防止评选过程走过场。有的招标会搞的轰哄烈烈,请的专家很多、很知名,但由于这些专家不可能在短时间对企业的现状和企业的需求很了解,必然影响评标的质量。这样不如由企业内部组织精选出来的评估小组(可外聘ERP专家参加)进行评估。这样的评估小组对自己企业的需求很了解,在加上外聘ERP专家的帮助,会有很好效果。评估小组在听取软件供应商介绍和演示以后,可以进行充分讨论,在讨论的基础上进行评分。在听取软件供应商口头介绍后,如果条件允许,尽量安排到各软件供应商的已有用户去实地考查。通过用户了解该软件真实的使用情况。通过软件评估过程最终选中最好、最合适的ERP软件包。

分析:ERP软件评估 风险如何规避?(一)

来源:计世网

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